COMUNICAZIONE VIVIDA E REALE DI PERSONA!
A differenza della conference call, con la videoconferenza oltre che sentire la voce del proprio interlocutore, lo si può anche vedere. La videoconferenza rende la comunicazione remota molto più vivida, colorata e intuitiva. Raccoglie associazioni, enti del terzo settore, e più professionisti in una sala riunioni virtuale e rende possibile vedere tutti gli altri partecipanti ed ascoltarli, proprio come se ci si trovasse nella stessa sala riunioni. Rispetto alle comunicazioni telefoniche o via mail, la videoconferenza è uno strumento più simile alle conversazioni di persona. Le immagini a volte valgono più di mille parole e con questo strumento è possibile essere più incisivi e comprensibili, dato che i partecipanti alla videoconferenza, ubicati in vari luoghi, possono vedere contemporaneamente le espressioni del viso, i movimenti tipici del linguaggio del corpo e sentire le voci.
CONDIVISIONE DEI CONTENUTI, FORMAZIONE, CONVEGNI E POSSIBILITÀ STRAORDINARIE
La videoconferenza può essere utilizzata per diversi scopi: per la semplice condivisione dello schermo e di presentazioni in power point fino ad arrivare a un livello più evoluto, in cui si trasmettono video, immagini e audio ad alta risoluzione tra svariate località. La videoconferenza offre, infatti, la possibilità di poter condividere tra i partecipanti, files, presentazioni, slides, contenuti, desktop, software e tutto quello che occorre. In questo modo, la comunicazione diventerà molto più produttiva ed efficace e lo scambio di documenti facile ed immediato. Le videoconferenze offrono la possibilità di creare documenti con annotazioni, condividerli in tempo reale con colleghi fuori sede, salvarli in locale e inviarli via e-mail. Queste e altre funzioni aumentano la semplicità di circolazione di informazioni, che è il fine ultimo degli incontri di lavoro. E’ possibile sfruttare il sistema di videoconferenza per organizzare o assistere a convegni, e momenti di formazione. Questi ultimi possono essere uno-a-uno o uno-a-molti, sempre abbinando l’utilizzo di slide e la condivisione dello schermo per integrare poi ulteriori strumenti più avanzati per facilitare l’apprendimento.
RISPARMIO DEI COSTI
Vantaggi economici misurabili: riduzione dei costi delle trasferte ed aumento della produttività: meno tempo in viaggio, e più tempo in ufficio da dedicare ad associazioni e professionisti.
Viaggiare per lavoro non è economico. In alcuni casi è inevitabile e preferibile la presenza fisica, mentre in altre situazioni sarebbe conveniente poter evitare le trasferte. Il costo primario connesso alla necessità di incontrare professionisti o clienti lontani è quello legato al viaggio di trasferta, in cui si include il mezzo di trasporto, il vitto, l’alloggio e i costi per l’indennità di trasferta. Una videoconferenza permette di risparmiare su costi di viaggio, alloggio e, soprattutto, tempo. In questo modo si attua un processo di ottimizzazione delle risorse, che saranno impegnate solo il tempo necessario del meeting e non oltre. Azzerando queste spese (aerei, treni, taxi, alberghi, etc.) è possibile risparmiare una notevole quantità di denaro senza rinunciare agli incontri faccia a faccia.
RISPARMIO DI TEMPO
Nel giro di poche ore è possibile comunicare e presiedere a riunioni con utenti dislocati in qualsiasi luogo e senza limitazioni di orario. Infatti gli strumenti tecnologici per organizzare una videoconferenza sono sempre disponibili. Così facendo sarà possibile stare al passo con le attività di business e cogliere nuove opportunità. Portare a zero le ore di viaggio garantirà un incremento della produttività di tutto lo staff, perché tutti potranno godere di una maggior permanenza negli uffici e di un aumento di tempo per le attività più importanti. Il vantaggio di evitare traffico, viaggi ed imprevisti è utile anche in tutte quelle occasioni in cui la partecipazione del professionista sia richiesta anche per un tempo breve: basterà entrare in videoconferenza unicamente nell’orario di interesse, senza sprechi di tempo ed energie. Miglioramento sia nell’efficacia del lavoro che nella qualità della vita dei professionisti e dei loro clienti, soprattutto per le persone che devono spostarsi frequentemente, con vantaggi di carattere professionale, psicologico e anche fisico come la riduzione dello stress creato dai viaggi e dal tempo trascorso in auto nel traffico cittadino. In questo modo i professionisti si sentono parte di un gruppo coeso al raggiungimento degli obiettivi comuni con un miglioramento, quindi, della vita professionale.
EFFICIENZA E SODDISFAZIONE
L’utilizzo del sistema di videoconferenza velocizza i tempi di un normale incontro di lavoro, è tutto più raccolto e concentrato in misura del tipo di risposta a cui la videoconferenza deve rispondere, consentendo veloci interazioni istantanee con più professionisti. Il livello di coinvolgimento degli utilizzatori del sistema di videoconferenza è massimizzato grazie ad una più rapida condivisione delle informazioni, alla possibilità di aggiornamento professionale continuo, alla facilità di instaurare e mantenere rapporti di collaborazione con i colleghi anche lontani. La videoconferenza, infine, offre una possibilità alla quale non sempre si riflette: quella di permettere una conversazione ordinata, non caotica, in quanto è possibile regolarne lo svolgimento in maniera efficiente senza sovrapposizioni, ed in ogni momento è possibile includere o escludere alcuni partecipanti, come ad esempio quelli con cui si è terminata la conversazione. E’ altresì possibile organizzare pre e post-briefing riservati solo ad alcuni professionisti e/o enti del terzo settore.
VANTAGGI SUL PIANO AMBIENTALE
Infine, fare riunioni online a distanza aiuta associazioni e professionisti ad essere più sostenibili nei confronti dell’ambiente che le circonda: riducendo i viaggi, si riducono i consumi energetici e le emissioni nocive nell’atmosfera. La videocomunicazione, infatti, è uno strumento che contribuisce a ridurre il carbon footprint (un parametro per misurare l’emissioni di gas serra rilasciati dalle aziende), ed è sempre più necessario avvicinarsi ad una dimensione eco-friendly.